Case: Europese instelling

Wat was de uitdaging?

Een Europese instelling had ter gelegenheid van de jaarlijkse ledenvergadering en het bijhorende galadiner gedurende twee dagen tolken nodig in het Engels, Frans en Russisch. De tolken moesten simultaan tolken voor de 120 aanwezige gasten. Dit zowel bij de presentaties en de daaropvolgende Q&A-sessies, waarbij iedereen vragen kon stellen, als tijdens de informele contacten tussen de leden op het galadiner.

Hoe loste Home Office dit op?

Home Office selecteerde 6 ervaren en in dit soort evenementen gespecialiseerde tolken. Samen met de klant werden een duidelijke briefing en draaiboek uitgetekend, en dit werd door Home Office doorgegeven aan de tolken. Op die manier waren alle tolken optimaal voorbereid op hun taak, op de mogelijke inhoud van de gesprekken en op de gevoeligheden waarmee rekening gehouden moest worden. Iets wat broodnodig is om vlot en kwalitatief tolkwerk te garanderen.

Tijdens het evenement zorgde Home Office voortdurend voor de coördinatie en het opvolgen van de planning van de tolken, samen met de opdrachtgever. Ook zorgden we ervoor dat de klant extra uren kon inboeken aan voordelige tarieven, iets wat belangrijk was gezien de tijdens het evenement veranderende opdracht van onze tolken.

Wat was het resultaat?

Door enkel te werken met ervaren en gespecialiseerde tolken garandeerde Home Office de Europese instelling een feilloos en vlot verloop van zowel het evenement als het galadiner. Het resultaat was een tevreden klant die sindsdien meerdere keren opnieuw een beroep heeft gedaan op Home Office om tolkopdrachten tot een goed einde te brengen.